Préstamos a Empleados
El sistema de préstamos a empleados te permite registrar préstamos que la organización otorga a sus empleados y llevar un control completo de los pagos realizados por cada empleado.¿Qué son los Préstamos a Empleados?
Los préstamos a empleados son montos de dinero que la organización entrega a un empleado con la expectativa de que sean devueltos. El sistema te permite:- ✅ Registrar cuando se otorga un préstamo a un empleado
- ✅ Llevar control de los pagos que el empleado realiza
- ✅ Ver el saldo pendiente de cada préstamo
- ✅ Consultar el historial completo de préstamos y pagos
- ✅ Generar recibos automáticamente
Crear un Préstamo
Cuando otorgas un préstamo a un empleado, debes registrarlo en el sistema para llevar el control adecuado.¿Dónde crear un préstamo?
- Ve a Compras y Gastos en el menú principal
- Selecciona Pagos
- Haz clic en Nuevo Pago
Pasos para crear un préstamo
1. Seleccionar el tipo de pago
En la pantalla de nuevo pago, en el campo “Tipo de Pago”, selecciona “Préstamo Empleados”.2. Seleccionar el empleado
Aparecerá un menú desplegable con todos los empleados activos. Selecciona el empleado al que le estás otorgando el préstamo.Nota: Solo puedes crear préstamos a empleados que estén activos en el sistema.
3. Ingresar el monto
En la sección “Documentos Pendientes”, ingresa el monto del préstamo que estás otorgando.4. Seleccionar cómo se pagó
Indica cómo se entregó el dinero al empleado. Puedes usar uno o más métodos de pago:- Efectivo: Si se entregó en efectivo
- Transferencia: Si se hizo una transferencia bancaria
- Cheque: Si se emitió un cheque
- Tarjeta: Si se usó tarjeta de débito/crédito
Importante: La suma de todos los métodos de pago debe igualar exactamente el monto del préstamo.
5. Completar información adicional
- Fecha del préstamo: La fecha en que se otorgó el préstamo
- Moneda: Si tu organización maneja múltiples monedas, selecciona la moneda del préstamo
- Notas: Puedes agregar notas adicionales si lo deseas (opcional)
6. Guardar
Haz clic en “Guardar” para crear el préstamo. El sistema automáticamente:- Genera un recibo de salida (RP-XXXXX) que documenta que se entregó dinero
- Crea el préstamo con un número único (PDC-XXXXX)
- Registra el préstamo en el perfil del empleado
Pagar un Préstamo
Cuando un empleado realiza un pago hacia su préstamo, debes registrarlo en el sistema.¿Dónde registrar el pago?
- Ve a Ventas en el menú principal
- Selecciona Recibos
- Haz clic en Nuevo Recibo
Pasos para registrar un pago
1. Seleccionar el tipo de cobro
En la pantalla de nuevo recibo, en el campo “Tipo de Cobro”, selecciona “Préstamo Empleados”.2. Seleccionar el empleado
Aparecerá un menú desplegable con todos los empleados que tienen préstamos pendientes. Selecciona el empleado que está realizando el pago.Nota: Si un empleado se vuelve inactivo pero tiene préstamos pendientes, seguirá apareciendo en esta lista hasta que salde todas sus deudas.
3. Ver los préstamos pendientes
Al seleccionar un empleado, aparecerá la sección “Facturas Pendientes” mostrando todos sus préstamos pendientes. Para cada préstamo verás:- Número del préstamo (PDC-XXXXX)
- Fecha del préstamo
- Monto total del préstamo
- Saldo pendiente (cuánto falta por pagar)
4. Especificar cuánto pagar
Para cada préstamo que quieras pagar, ingresa el monto que el empleado está pagando. Puedes:- Pagar un préstamo completo de una vez
- Pagar parcialmente uno o más préstamos
- Pagar múltiples préstamos en un solo recibo
Importante: No puedes pagar más de lo que falta por pagar en cada préstamo. El sistema te avisará si intentas pagar más del saldo pendiente.
5. Seleccionar cómo se recibió el pago
Indica cómo recibiste el dinero del empleado. Puedes usar uno o más métodos de pago:- Efectivo: Si recibiste efectivo
- Transferencia: Si recibiste una transferencia bancaria
- Cheque: Si recibiste un cheque
- Tarjeta: Si se usó tarjeta de débito/crédito
Importante: La suma de todos los métodos de pago debe igualar exactamente el total que estás aplicando a los préstamos.
6. Guardar
Haz clic en “Guardar” para registrar el pago. El sistema automáticamente:- Genera un recibo de cobro (RC-XXXXX) que documenta que se recibió dinero
- Registra el pago aplicado a cada préstamo
- Actualiza el saldo pendiente de cada préstamo
- Marca como “saldado” cualquier préstamo que quede en cero
Consultar Préstamos en el Perfil del Empleado
Puedes ver todos los préstamos de un empleado desde su perfil.¿Dónde consultar?
- Ve a Recursos Humanos en el menú principal
- Selecciona Empleados
- Busca y selecciona el empleado que quieres consultar
- Haz clic en la pestaña “Deudas”
¿Qué información verás?
Resumen del total adeudado
En la parte superior verás un resumen que muestra el total que el empleado debe, agrupado por moneda si tiene préstamos en diferentes monedas.Préstamos pendientes
Para cada préstamo pendiente verás:- Número del préstamo (PDC-XXXXX)
- Fecha en que se otorgó el préstamo
- Monto total del préstamo
- Monto pagado y el porcentaje pagado
- Saldo pendiente (destacado en rojo)
- Barra de progreso que muestra visualmente cuánto se ha pagado
- Enlace al recibo de salida original
Pagos realizados
Cada préstamo tiene una sección desplegable llamada “Pagos Realizados”. Al hacer clic, verás:- Número de recibo de cada pago (RC-XXXXX)
- Fecha de cada pago
- Monto que se aplicó en cada pago
- Enlace para ver el recibo completo
Préstamos saldados
Al final de la pestaña hay una sección de “Préstamos Saldados” que muestra todos los préstamos que ya fueron pagados completamente. Para cada préstamo saldado verás:- Número del préstamo
- Fecha del préstamo
- Monto total
- Badge “Saldado” en verde
- Enlace al recibo de salida original
- Pagos realizados (sección desplegable con el historial completo)
Acciones disponibles
- Crear Nuevo Préstamo: El botón “Nuevo Préstamo” te lleva directamente a la pantalla de creación de préstamos con el empleado ya preseleccionado
- Ver Recibos: Puedes hacer clic en cualquier número de recibo para ver el documento completo
Preguntas Frecuentes
¿Puedo crear un préstamo a un empleado inactivo?
No, solo puedes crear préstamos a empleados que estén activos. Sin embargo, si un empleado se vuelve inactivo pero tiene préstamos pendientes, estos seguirán apareciendo en el sistema y podrás registrar pagos normalmente.¿Puedo pagar múltiples préstamos en un solo recibo?
Sí, puedes seleccionar múltiples préstamos y especificar cuánto pagar de cada uno en un solo recibo de cobro. Esto es útil cuando un empleado hace un pago que quiere distribuir entre varios préstamos.¿Qué pasa si intento pagar más de lo que falta por pagar?
El sistema no te permitirá hacerlo. Si intentas pagar más del saldo pendiente, recibirás un mensaje de error indicando que el monto excede lo permitido.¿Cómo se calcula el saldo pendiente?
El saldo pendiente se calcula automáticamente restando todos los pagos realizados del monto total del préstamo. El sistema actualiza este cálculo cada vez que registras un nuevo pago.¿Puedo tener préstamos en diferentes monedas?
Sí, el sistema soporta préstamos en diferentes monedas. Cada préstamo puede tener su propia moneda, y el resumen en el perfil del empleado agrupa los totales por moneda.¿Dónde puedo ver el historial completo de pagos de un préstamo?
En el perfil del empleado, pestaña “Deudas”, expande la sección “Pagos Realizados” de cualquier préstamo. Ahí verás todos los pagos realizados con sus fechas, montos y enlaces a los recibos.¿Qué significa el número PDC-XXXXX?
Es el número único que el sistema asigna automáticamente a cada préstamo. PDC significa “Préstamo de Colaborador” y el número te ayuda a identificar y referenciar cada préstamo de manera única.¿Puedo cancelar o eliminar un préstamo?
Actualmente, el sistema no permite cancelar o eliminar préstamos una vez creados. Si necesitas hacer una corrección, contacta al administrador del sistema.¿Los préstamos afectan la contabilidad?
Sí, el sistema registra automáticamente los movimientos contables cuando creas un préstamo o cuando registras un pago. No necesitas hacer nada adicional, el sistema se encarga de todo.Consejos Útiles
Para crear préstamos
- ✅ Verifica que el empleado esté activo antes de crear el préstamo
- ✅ Asegúrate de que los métodos de pago sumen exactamente el monto del préstamo
- ✅ Agrega notas si hay información importante sobre el préstamo
Para registrar pagos
- ✅ Revisa el saldo pendiente antes de registrar el pago
- ✅ Puedes pagar parcialmente si el empleado no tiene el monto completo
- ✅ Usa la sección de notas si necesitas registrar información adicional sobre el pago
Para consultar préstamos
- ✅ Revisa regularmente la pestaña “Deudas” de los empleados
- ✅ Usa la sección desplegable de “Pagos Realizados” para ver el historial completo
- ✅ El botón “Nuevo Préstamo” desde el perfil del empleado facilita crear préstamos rápidamente
Resumen Rápido
Crear un préstamo
- Compras y Gastos → Pagos → Nuevo Pago
- Seleccionar “Préstamo Empleados”
- Seleccionar empleado y monto
- Agregar métodos de pago
- Guardar
Pagar un préstamo
- Ventas → Recibos → Nuevo Recibo
- Seleccionar “Préstamo Empleados”
- Seleccionar empleado
- Especificar montos a pagar
- Agregar métodos de pago
- Guardar
Consultar préstamos
- Recursos Humanos → Empleados → [Empleado]
- Pestaña “Deudas”
- Ver préstamos pendientes y saldados
- Expandir “Pagos Realizados” para ver historial
¿Necesitas ayuda adicional? Contacta al administrador del sistema o revisa la documentación general del sistema.