Skip to main content Gestión de Almacenes Introducción Los almacenes son ubicaciones físicas o virtuales donde se almacenan tus productos. El sistema te permite gestionar múltiples almacenes, cada uno con su propio inventario, lo que te ayuda a organizar y controlar mejor tus productos según su ubicación.
¿Qué son los Almacenes? Un almacén representa un lugar donde guardas productos. Puede ser:
Una bodega física
Una sucursal
Un punto de venta
Cualquier ubicación donde mantengas inventario
Características principales:
Cada almacén mantiene su propio inventario independiente
Puedes tener múltiples almacenes en tu organización
Los productos pueden estar en varios almacenes simultáneamente
Puedes transferir productos entre almacenes
Cada almacén puede tener configuraciones de stock mínimo y máximo por producto
Almacén Principal Cada organización tiene un almacén principal que se crea automáticamente. Este almacén:
No se puede eliminar
Aparece primero en las listas
Se usa como almacén por defecto en muchas operaciones
Puede editarse pero mantiene su condición de principal
Nota: Si necesitas cambiar cuál es el almacén principal, debes contactar al soporte técnico.Crear un Almacén Para crear un nuevo almacén:
Accede a la sección de Almacenes en el módulo de Inventario
Haz clic en “Nuevo Almacén”
Completa la información:
Nombre (obligatorio): Nombre identificador del almacénUbicación : Ciudad, sucursal o referencia de ubicaciónResponsable : Persona a cargo del almacénTeléfono : Número de contactoDirección : Dirección física del almacénNotas : Información adicional que quieras registrarBranding : Asociar una marca o sucursal (opcional)
Haz clic en “Crear Almacén”
Consideraciones:
El nombre debe ser único dentro de tu organización
Todos los campos excepto el nombre son opcionales
Puedes completar la información más tarde editando el almacén
Editar un Almacén Puedes modificar la información de un almacén en cualquier momento:
Accede a la lista de almacenes
Haz clic en el botón de editar del almacén que quieres modificar
Modifica los campos que necesites
Haz clic en “Guardar Cambios”
Restricciones:
El almacén principal no se puede eliminar, pero sí editar
El nombre debe seguir siendo único
Eliminar un Almacén Puedes eliminar un almacén siempre que:
No sea el almacén principal (el principal no se puede eliminar)No tenga productos con stock (debe estar vacío)
Proceso:
Accede a la lista de almacenes
Haz clic en el botón de eliminar del almacén
Confirma la eliminación
Si el almacén tiene stock:
El sistema te mostrará un mensaje indicando que no se puede eliminar
Primero debes transferir o vender todos los productos del almacén
Una vez vacío, podrás eliminarlo
Ver Detalle de un Almacén Al hacer clic en un almacén, verás:
Nombre y ubicación
Datos de contacto (responsable, teléfono, dirección)
Notas adicionales
Branding asociado
Productos en el Almacén Lista completa de todos los productos que tienen stock en ese almacén, mostrando:
Producto : Nombre y códigoCategoría : Categoría del productoStock Actual : Cantidad disponibleStock Mínimo : Nivel mínimo configuradoStock Máximo : Nivel máximo configurado (si está configurado)Costo : Costo del producto en ese almacén
Acciones Disponibles Desde el detalle del almacén puedes:
Transferir productos a otro almacénConfigurar stock mínimo por productoConfigurar stock máximo por productoExportar reporte en Excel o PDFVer detalle de cada producto
Transferir Productos entre Almacenes Puedes mover productos de un almacén a otro cuando necesites:
Reabastecer otro almacén
Consolidar inventario
Reorganizar productos
Proceso de transferencia:
Accede al detalle del almacén de origen
Haz clic en “Transferir Productos”
Selecciona el almacén de destino
Agrega los productos que quieres transferir:
Solo aparecen productos que tienen stock en el almacén de origen
Especifica la cantidad a transferir para cada producto
Agrega notas si es necesario (opcional)
Confirma la transferencia
Resultado:
Se descuenta el stock del almacén de origen
Se agrega el stock al almacén de destino
Se registra un movimiento de transferencia en el historial
El costo se mantiene en el almacén de destino
Consideraciones:
Solo puedes transferir productos que tienen stock disponible
La cantidad a transferir no puede exceder el stock disponible
El sistema registra automáticamente el movimiento
Configurar Stock Mínimo y Máximo Puedes configurar niveles de stock por producto en cada almacén:
Stock Mínimo El stock mínimo es la cantidad por debajo de la cual el sistema te alertará que necesitas reponer.
Configuración:
Accede al detalle del almacén
En la lista de productos, localiza el campo “Stock Mínimo”
Ingresa la cantidad mínima deseada
El sistema guarda automáticamente
Uso:
El tablero de inventario mostrará alertas cuando el stock esté por debajo del mínimo
Te ayuda a planificar compras antes de quedarte sin stock
Stock Máximo El stock máximo es la cantidad máxima recomendada que debes mantener en ese almacén.
Configuración:
Accede al detalle del almacén
En la lista de productos, localiza el campo “Stock Máximo”
Ingresa la cantidad máxima deseada
El sistema guarda automáticamente
Uso:
Te ayuda a evitar sobre-inventario
Útil para planificación de espacio
Puede usarse en reportes y análisis
Nota: El stock máximo es informativo. El sistema no bloquea entradas que excedan este valor, solo te ayuda a mantener control.Exportar Reportes Puedes exportar la información de stock de un almacén en dos formatos:
Exportar a Excel
Accede al detalle del almacén
Haz clic en “Exportar Excel”
Se descargará un archivo con:
Lista completa de productos
Stock actual, mínimo y máximo
Categorías
Información del almacén
Uso:
Análisis en Excel
Compartir con otros departamentos
Crear reportes personalizados
Exportar a PDF
Accede al detalle del almacén
Haz clic en “Exportar PDF”
Se generará un PDF con:
Información del almacén
Lista de productos con stock
Totales y resúmenes
Formato listo para imprimir
Uso:
Imprimir para revisión física
Archivar documentación
Compartir con gerencia
Asociar Branding a Almacenes Puedes asociar un branding (marca o sucursal) a un almacén. Esto es útil cuando:
Tienes múltiples marcas o sucursales
Quieres identificar visualmente a qué marca pertenece cada almacén
Necesitas reportes diferenciados por marca
Configuración:
Al crear o editar un almacén
Selecciona el branding en el campo correspondiente
Guarda los cambios
Nota: El branding es opcional. Si no seleccionas uno, el almacén no tendrá branding asociado.Mejores Prácticas Organización de Almacenes
Nombres claros : Usa nombres descriptivos que identifiquen fácilmente cada almacénUbicación : Completa el campo de ubicación para facilitar la identificaciónResponsable : Asigna un responsable a cada almacén para mejor control
Gestión de Stock
Configura stock mínimos : Establece niveles mínimos realistas para recibir alertas oportunasRevisa regularmente : Revisa el stock de cada almacén periódicamenteTransfiere cuando sea necesario : Usa las transferencias para mantener stock balanceado
Mantenimiento
Limpia almacenes vacíos : Elimina almacenes que ya no uses (si no tienen stock)Actualiza información : Mantén actualizada la información de contacto y ubicaciónUsa notas : Aprovecha el campo de notas para información relevante
Resumen Los almacenes te permiten:
Organizar tu inventario por ubicación física o lógicaControlar stock de manera independiente en cada ubicaciónTransferir productos entre almacenes cuando sea necesarioConfigurar alertas mediante stock mínimo y máximoGenerar reportes específicos por almacénAsociar marcas o sucursales a almacenes
Flujo típico:
Crea los almacenes que necesitas
Configura stock mínimo y máximo por producto
Realiza entradas de inventario en el almacén correspondiente
Monitorea el stock desde el detalle de cada almacén
Transfiere productos entre almacenes según necesidades
Exporta reportes cuando necesites análisis o documentación
Todo esto te ayuda a mantener un control preciso y organizado de tu inventario en todas tus ubicaciones. 
