Asignar Activos Fijos
Para asegurar el control y cuidado adecuado de los activos fijos, es importante asignarlos a responsables específicos.
Introducción
La asignación de activos fijos es un proceso crucial en la gestión de bienes dentro de cualquier organización. Este procedimiento no solo permite un control más eficiente de los recursos, sino que también asegura que cada activo esté bajo la responsabilidad de una persona o departamento específico. De esta manera, se optimiza el uso y mantenimiento de los activos, y se minimiza el riesgo de pérdidas o daños.
El propósito de este documento es proporcionar una guía clara y detallada sobre cómo asignar activos fijos de manera efectiva. Incluye instrucciones paso a paso para registrar y rastrear la asignación de activos, definir responsabilidades, y establecer mecanismos para el seguimiento y la auditoría. La implementación de estas prácticas contribuirá a una mejor organización y administración de los recursos, promoviendo así la sostenibilidad y eficiencia operativa de la empresa.
Asignar Activos Fijos
Para realizar la asignación, dirígete al módulo Inventario y selecciona el menú Activos Fijos.
Una vez en el listado de Activos Fijos, presiona la opción Acciones y selecciona la opción Asignación Múltiple.
Paso 1: Selección de activos
Sólo se podrán asignar los activos fijos que aún no han sido asignados a ningún responsable. Para que esté disponible para asignar a otra persona, primero debe registrarse el retorno de dicho activo fijo.
Selecciona uno o varios activos fijos para ser asignados, puedes usar Buscar para encontrarlos directamente. Una vez marcados, presiona el botón Siguiente.
Paso 2: Seleccionar un custodio
Seleccionar un empleado del listado al cuál le será aplicada la asignación del o los activos fijos seleccionados en el paso anterior. Solo se podrá seleccionar 1 custodio por asignación. Al terminar, presionar el botón Siguiente.
Paso 3: Detalles de la asignación
Se podrá seleccionar entre los 3 tipos de asignación: Fija, Móvil o Temporal
Custodia Fija
La custodia fija es cuando se asigna un responsable del activo a largo plazo. No se sabe cuándo se retornará el activo, y usualmente se asigna mientras dure el contrato laboral del custodio.
Custodia Móvil
La custodia móvil es cuando se asigna un responsable del activo a largo plazo pero con posibilidad de movilizar el activo. Por ejemplo una laptop o una flota. Como el custodio tiene el activo consigo en todo momento, no requiere ubicación.
Custodia Temporal
La custodia temporal es cuando se asigna un responsable del activo a largo plazo. Usualmente se sabe cuándo el custodio devolverá el activo. Se usa para asignación de vehículos en viajes temporales, o equipos para trabajos específicos. Opcionalmente se puede definir una fecha de devolución del activo.
Confirmación de asignación
Una vez seleccionado el tipo de custodia, presionar Asignar Activos y verás el siguiente mensaje:
El acta de entrega es la constancia de la asignación realizada para los fines correspondientes.